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Informativa sulla privacy

Publiées le 06/05/2019

La confidentialité de votre vie privée revêt d'une importance cruciale pour nous. Nous comprenons que votre confiance en nous constitue notre priorité et c'est pourquoi la présente déclaration de confidentialité s'applique à notre site web https://www.legrey-hotel.com (ci-après le "Site") et à toutes les relations ou non existant entre SAS LE GREY HOTEL et ses clients ainsi que ses partenaires. Nous prenons au sérieux la protection et le respect de la vie privée des utilisateurs de notre site web et prenons les mesures nécessaires pour le garantir. SAS LE GREY HOTEL veille à la protection des données personnelles des utilisateurs conformément aux dispositions de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679).

Qu'est-ce qu'une politique de confidentialité ? C'est un écrit qui vous explique, en tant qu'utilisateur de notre site web, les renseignements personnels que nous collectons sur vous, lorsque vous naviguez sur notre Site. Nous nous engageons donc à respecter la confidentialité des renseignements personnels que nous collectons selon les modalités décrites ci-dessous. Nos utilisateurs trouveront dans la présente « Politique de Confidentialité » les renseignements personnels que nous collectons à leur sujet, à quelles fins ces renseignements sont utilisés, les moyens de les collecter, les moyens dont les utilisateurs disposent pour s'opposer à la collecte ainsi que les mesures de sécurité prises pour protéger leurs renseignements personnels. On entend par « renseignements personnels » ou « données à caractère personnel » toute information permettant d'identifier un utilisateur, tels que : les noms, prénoms, adresses postales et électroniques, numéros de téléphone, une adresse IP, un identifiant de connexion informatique, etc.

Par l’intermédiaire du site web https://www.legrey-hotel.com, SAS LE GREY HOTEL peut être amené à collecter les données personnelles de toute personne adressant une question à SAS LE GREY HOTEL via la rubrique "Contact" du Site, effectuant une réservation de séjour en ligne ou s’inscrivant à la newsletter du site. La collecte et le traitement des données personnelles transmises par l’utilisateur à SAS LE GREY HOTEL sont soumises aux dispositions de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679).

Veuillez lire assidûment la présente « Politique de Confidentialité » en combinaison avec la « Politique en matière de Cookies » de SAS LE GREY HOTEL.

1 - Collecte des données à caractère personnel

SAS LE GREY HOTEL peut collecter et traiter les données à caractère personnel, voir ci-dessous, lorsque vous remplissez un formulaire de contact, ou autres, sur notre site https://www.legrey-hotel.com.

 

  • Nom
  • Prénom
  • Civilité
  • Raison sociale (nom de l'entreprise)
  • Adresse postale
  • Adresse électronique
  • Numéro de téléphone fixe / mobile
  • Les informations concernant l'utilisation que vous faites du Site comme l'adresse IP, le type de navigateur, vos logiciels, votre matériel, vos données de localisation géographique et la page web que vous visitiez lorsque vous avez reçu l'accès au site internet.


En outre, SAS LE GREY HOTEL collecte automatiquement des informations anonymes concernant l'utilisation que vous faites de notre site web https://www.legrey-hotel.com et de ses services. Ainsi, SAS LE GREY HOTEL, par exemple, enregistrera automatiquement quelles parties du site internet vous visitez, quel navigateur internet vous utilisez, quel site internet vous visitiez lorsque vous avez reçu l'accès au site internet, ainsi que votre adresse IP. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à SAS LE GREY HOTEL d'établir des statistiques concernant l'utilisation du site web sur l’audience ainsi que d'envoyer une communication plus ciblée. Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis par l'entremise des modes de collecte décrits ici-bas, dans la section « 2 - Modes de collecte des données à caractère personnel ».

2 - Modes de collecte des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont collectées par l'entremise des méthodes suivantes :

 

  • Une collaboration avec SAS LE GREY HOTEL
  • La visite sur le site internet https://www.legrey-hotel.com
  • La création d'un compte client
  • Le ou les formulaires de contact
  • Le formulaire de demande de devis
  • L'utilisation que vous faites des services de SAS LE GREY HOTEL
  • La vérification de votre identité
  • L'inscription aux communications et à la newsletter (par le biais du Site)
  • La correspondance échangée avec et émanant de SAS LE GREY HOTEL
  • L'échange de cartes professionnelles
  • La réception et les échanges avec le personnel de l’établissement
  • Le sondage d'opinion
  • Les cookies (pour plus d'informations : « Politique en matière de Cookies »)
  • Des concours


Les données à caractère personnel collectées par SAS LE GREY HOTEL sont donc expressément et volontairement fournies par vous.

3 - Utilisation des données à caractère personnel

https://www.legrey-hotel.com est susceptible de traiter ou partie des données collectées pour :

 

  • Permettre la navigation sur le Site, la gestion et la traçabilité des prestations et services commandés par l’utilisateur.
  • Optimiser l'expérience utilisateur, la qualité, la gestion, la navigation et le contenu du site web de SAS LE GREY HOTEL.
  • La création d'un compte client et la confirmation de cette création.
  • Suivis de relation client/prospect sur les réservations.
  • La fourniture des biens et des services de SAS LE GREY HOTEL.
  • Améliorer le service client et vos besoins de prise en charge.
  • La prise de contact : vous contacter par e-mail et/ou par téléphone.
  • Pour mener des enquêtes de satisfaction, des études, et des sondages facultatifs sur https://www.legrey-hotel.com.
  • L'envoi de campagnes marketing et de publicités ciblées provenant de SAS LE GREY HOTEL, les actualisations et les offres promotionnelles sur la base de vos préférences et de votre consentement en matière de communication.
  • Fournir un contenu publicitaire personnalisé.
  • L'envoi de devis, de reçus et de factures.
  • Collecter des éléments statistiques.
  • L'élaboration d'une offre.
  • Administrer un concours.
  • L'exécution d'un contrat conclu avec SAS LE GREY HOTEL.
  • Pour prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…).

4 - Confidentialité de données à caractère personnel

SAS LE GREY HOTEL est le seul propriétaire des informations recueillies sur le Site https://www.legrey-hotel.com. Vos données à caractère personnel ne seront pas vendues, échangées, transférées, ou données à des tiers pour n'importe quelle raison, sans votre consentement, en dehors de ce qui s'avère nécessaire pour répondre à une demande et/ou transaction dans le cadre de la gestion de la relation client, de la fourniture des services de SAS LE GREY HOTEL et de leur optimisation.

5 – Responsable de la collecte des données à caractère personnel

Pour les Données Personnelles collectées dans le cadre de la création du compte personnel de l’Utilisateur et de sa navigation sur le Site, le responsable du traitement des données à caractère personnel est : Sophie Gazil.

En tant que responsable du traitement des données qu’il collecte, https://www.legrey-hotel.com s’engage à respecter le cadre des dispositions légales en vigueur. Il lui appartient notamment au Client d’établir les finalités de ses traitements de données, de fournir à ses prospects et clients, à partir de la collecte de leurs consentements, une information complète sur le traitement de leurs données personnelles et de maintenir un registre des traitements conforme à la réalité.

Chaque fois que https://www.legrey-hotel.com traite des données à caractère personnel, SAS LE GREY HOTEL prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude et de la pertinence des données à caractère personnel au regard des finalités pour lesquelles https://www.legrey-hotel.com les traite.

6 - Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

https://www.legrey-hotel.com s’interdit de traiter, héberger ou transférer les informations collectées sur ses clients vers un pays situé en dehors de l’Union européenne ou reconnu comme « non adéquat » par la Commission européenne sans en informer préalablement le client. Pour autant, https://www.legrey-hotel.com reste libre du choix de ses sous-traitants techniques et commerciaux à la condition qu’il présente les garanties suffisantes au regard des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679).

https://www.legrey-hotel.com ne commercialise pas vos données personnelles qui sont donc uniquement utilisées par nécessité ou à des fins statistiques et d’analyses. Nous nous engageons à ne pas vendre, échanger et transférer vos informations personnelles identifiables à des tiers. S'il est nécessaire que SAS LE GREY HOTEL divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d'utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente « Politique de Confidentialité ». Nous pensons qu’il est nécessaire de partager des informations afin d’enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales, fraudes présumées, situations impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique de toute personne, violations de nos conditions d’utilisation, ou quand la loi nous y contraint.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que SAS LE GREY HOTEL divulgue vos données à caractère personnel :

 

  • Aux autorités compétentes lorsque SAS LE GREY HOTEL y est tenue par la loi ou dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une procédure judiciaire future et pour garantir et défendre nos droits.
  • Lorsque SAS LE GREY HOTEL ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, dans lequel cas vos données à caractère personnel, que SAS LE GREY HOTEL a collectées, constitueront l'un des actifs transférés.


https://www.legrey-hotel.com s’engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des informations et notamment qu’elles ne soient pas communiquées à des personnes non autorisées. Cependant, si un incident impactant l’intégrité ou la confidentialité des informations du client est portée à la connaissance de https://www.legrey-hotel.com, celle-ci devra dans les meilleurs délais informer le client et lui communiquer les mesures de corrections prises. Par ailleurs https://www.legrey-hotel.com ne collecte aucune « données sensibles ».

Les données à caractère personnel de l’Utilisateur peuvent être traitées par des filiales de https://www.legrey-hotel.com et des sous-traitants (prestataires de services), exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente « Politique de Confidentialité » comme :

 

  • Le prestataire en charge du ou des systèmes de réservation et de paiement pour la gestion et la validation de votre demande.
  • Le prestataire de réalisation et de maintenance du site internet, Diadao Productive, agence digitale.


Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées ci-dessus, les principales personnes susceptibles d’avoir accès aux données des Utilisateurs de https://www.legrey-hotel.com sont principalement les agents de notre service client.

Dans tous les autres cas, SAS LE GREY HOTEL s'abstiendra de vendre, louer ou transmettre vos données à caractère personnel à des tiers, sauf quand elle a obtenu votre autorisation à cet égard et a conclu avec la tierce partie concernée un contrat de traitement de données, lequel contient les garanties nécessaires en matière de confidentialité et de conformité de vos données à caractère personnel à la protection de votre vie privée et professionnelle. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient partagées à des tiers, vous pouvez vous y opposer au moment de la collecte ou à tout moment par la suite, tel que mentionné dans la section « 8 - Droits relatifs à la protection de votre vie privée ».

7 - Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié par la loi ou par le respect d'une autre obligation légale comme 10 ans pour les documents comptables, SAS LE GREY HOTEL conservera vos données à caractère personnel pendant une durée de 60 mois pour un visiteur occasionnel et pendant une durée de 60 mois pour les clients de SAS LE GREY HOTEL afin d'atteindre et de remplir les objectifs tels que décrits dans la déclaration de la « Politique de Confidentialité », sous le point « 3 - Utilisation des données à caractère personnel ».

8 - Droits relatifs à la protection de votre vie privée

Conformément aux dispositions de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD : n° 2016-679), les utilisateurs de https://www.legrey-hotel.com peuvent faire appel à leurs droits relatifs à la protection de la vie privée, tels que stipulés ci-dessous :

 

  • Droit d’accès (article 15 RGPD) et de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude des données des Utilisateurs droit de verrouillage ou d’effacement des données des Utilisateurs à caractère personnel (article 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
  • Droit de retirer à tout moment un consentement (article 13-2c RGPD).
  • Droit à la limitation du traitement des données des Utilisateurs (article 18 RGPD).
  • Droit d’opposition au traitement des données des Utilisateurs (article 21 RGPD).
  • Droit à la portabilité des données que les Utilisateurs auront fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur leur consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD).
  • Droit de définir le sort des données des Utilisateurs après leur mort et de choisir à qui https://www.legrey-hotel.com devra communiquer (ou non) ses données à un tiers qu’il aura préalablement désigné.


Dès que https://www.legrey-hotel.com a connaissance du décès d’un Utilisateur et à défaut d’instructions de sa part, SAS LE GREY HOTEL s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Si l’Utilisateur souhaite pouvoir exercer ces droits sur https://www.legrey-hotel.com, vous pouvez nous faire parvenir un avis nous faisant part du ou des droits que vous souhaitez faire appliquer dans l'utilisation de vos données à caractère personnel. Vous pouvez exercer ces droits gratuitement en vous adressant à Sophie Gazil, en qualité de Présidente pour le compte de la SAS LE GREY HOTEL, par e-mail à contact@legrey-hotel.com, ou par courrier à SAS LE GREY HOTEL, 12 rue de Parme, 75009 Paris, France, en précisant dans l’objet de l'e-mail ou du courrier « Droits relatifs à la protection de votre vie privée ».

Dans ce cas, l’Utilisateur doit indiquer les données à caractère personnel qu’il souhaiterait que https://www.legrey-hotel.com corrige, mette à jour ou supprime, en s’identifiant précisément avec une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport). Les demandes de suppression de données à caractère personnel seront soumises aux obligations qui sont imposées à SAS LE GREY HOTEL par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents.

En outre, vous pouvez toujours actualiser, modifier et/ou vérifier, par le biais de votre compte, vos données à caractère personnel que vous avez dû communiquer au moment de la création de votre compte client. Si vous ne désirez plus recevoir de newsletters, de bulletins d'informations sur nos services ou de publicités, vous pouvez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le bouton « se désinscrire », tel que prévu dans la partie inférieure de tout e-mail de SAS LE GREY HOTEL.

9 - Protection des données à caractère personnel

SAS LE GREY HOTEL s'engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour éviter l'accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que la perte, l'abus ou la modification de vos données à caractère personnel. Nous utilisons un cryptage à la pointe de la technologie pour protéger les informations sensibles transmises en ligne. Nous protégeons également vos informations hors ligne. Seuls les employés qui ont besoin d’effectuer un travail spécifique (par exemple, la facturation ou le service à la clientèle) ont accès aux informations personnelles identifiables.

Les données collectées et stockées via le Site https://www.legrey-hotel.com sont hébergées par une société externe, TOPSYS, qui fournit un logiciel de type PMS (Property Management System) pour la gestion de la relation client.

1. PMS : Cardex clients Le PMS de Topsys (Property Management System) dispose d'une fonction qui permet constituer un fichier des clients qui viennent séjourner dans l'hôtel. Les informations concernent l'adresse, les moyens de contacts, des observations, l'accès sécurisé aux informations CB et l'historique des séjours dans l'hôtel. Celles-ci permettent de bien accueillir le client lors d'un prochain passage.

2. PMS : Réservation Le PMS de Topsys (Property Management System) dispose d'une fonction qui permet d'enregistrer les réservations des clients qui viendront séjourner dans l'hôtel dans les jours ou mois prochains. Les informations recueillies sont nécessaires pour les besoins opérationnels de la vente.

3. PMS SAS Le PMS de Topsys (Property Management System) dispose d'une fonction qui importe automatiquement les réservations des OTA (Online Travel Agency). Les flux échangés peuvent contenir des informations personnelles.

4. PMS : Séjours Le PMS de Topsys (Property Management System) dispose d'une fonction qui permet d'enregistrer les séjours et les factures correspondantes pour tous les clients qui séjournent dans l'hôtel. Les informations recueillies sont nécessaires pour accueillir le client, facturer les prestations consommées et générer une facture.

5. PMS : Historique séjours Le PMS de Topsys (Property Management System) dispose d'une fonction qui archive tous les séjours passés et permet notamment de fournir un duplicata de la facture si le client en fait la demande. Ces informations ne sont jamais effacées sauf sur demande de l'hôtel.

6. Sauvegardes Externes Une sauvegarde de la base est mise en oeuvre une fois par jour. La base est compressée, cryptée et exportée dans un espace de stockage chez OVH (Sous-traitant) dont l'adresse reste confidentielle.

7. CFEC (Cecurity) Export de la liste des factures et dossiers fiscaux dans un Coffre Fort Electronique Communiquant.

8. Open-API Des Web-Services sont mis à la disposition chez MS Azure pour échanger certaines informations client avec des partenaires de l'hôtel ayant souscrit un contrat.

Quels que soient les efforts fournis, aucune méthode de transmission sur Internet et aucune méthode de stockage électronique n’est complètement sûre. Nous ne pouvons en conséquence pas garantir une sécurité absolue.

Si nous prenions connaissance d’une brèche de la sécurité, nous avertirions les utilisateurs concernés afin qu’ils puissent prendre les mesures appropriées. Nos procédures de notification d’incident tiennent compte de nos obligations légales, qu’elles se situent au niveau national ou européen. Nous nous engageons à informer pleinement nos clients de toutes les questions relevant de la sécurité de leur compte et à leur fournir toutes les informations nécessaires pour les aider à respecter leurs propres obligations réglementaires en matière de reporting.

Aucune information personnelle de l’utilisateur du site https://www.legrey-hotel.com n’est publiée à l’insu de l’utilisateur, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers.

10 - Actualisation de la déclaration « Politique de Confidentialité »

SAS LE GREY HOTEL est habilitée à actualiser la présente déclaration « Politique de Confidentialité » en installant une nouvelle version sur le site web https://www.legrey-hotel.com. Il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le site web et la page concernée sur laquelle la « Politique de Confidentialité » est reproduite, afin d'être certain que vous ayez connaissance des nouvelles modalités.

11 - Hyperliens vers d'autres sites internet

Le site internet https://www.legrey-hotel.com peut contenir des liens hypertextes qui mènent vers d'autres sites internet. En aucun cas, SAS LE GREY HOTEL ne peut être tenue pour responsable de la « Politique de Confidentialité » ou des pratiques relatives à la vie privée d'une quelconque tierce partie.

12 - Consentement

En utilisant notre site web https://www.legrey-hotel.com, vous avez l’obligation d’accepter la présente « Politique de Confidentialité » ainsi que les « Conditions Générales d’Utilisation » à travers les cases à cocher présentes lors de la collecte des informations afin de pourvoir bénéficier des services de SAS LE GREY HOTEL.

13 - Réclamations

Lorsque vous avez des réclamations concernant la manière dont SAS LE GREY HOTEL collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter, en tout premier lieu, pour que nous résolvions le ou les réclamations. Si cela n'est pas suffisant, les Utilisateurs de https://www.legrey-hotel.com peuvent déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle et notamment de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) en suivant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

14 - Contactez SAS LE GREY HOTEL

Si vous avez des questions sur la « Politique de Confidentialité » ou sur la manière dont SAS LE GREY HOTEL collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez-nous contacter par e-mail à contact@legrey-hotel.com, ou par courrier à SAS LE GREY HOTEL, 12 rue de Parme, 75009 Paris, France.